Jydsk Miljø Rengøring effektiviserer administrationen og baner vejen for AI med Business Central i skyen
“Vi oplever Inventio.IT som en samarbejdspartner, der støtter os i vores digitaliseringsprojekter, og hjælper os med at finde løsninger, der fungerer i praksis.”
Centraliseret administration og mindsket fejlrate med migrering af Business Central og SMARTapps til Microsoft-skyen
Jydsk Miljø Rengøring leverer rengøringsløsninger til en bred kundekreds af offentlige og private virksomheder i hele landet. Med omkring 380 timeansatte og seks afdelinger er det vigtigt for virksomheden at kunne håndtere tidsregistrering, løn, fakturering og betalinger effektivt og centralt.
”Vi ser det som forretningskritisk at kunne samle og styre alle data ét sted. Med Business Central og SMARTapps i Microsofts sky kan vi gøre dette på en effektiv måde – i tæt samarbejde med Inventio.IT,” siger Jens Stencel, CFO, Jydsk Miljø Rengøring.
Data om medarbejdernes tidsforbrug på de mange arbejdssteder i hele landet overføres til Business Central fra et eksternt tidsregistreringssystem.
Validt grundlag for løn og fakturering er altid lige ved hånden
Inden migreringen til Microsofts sky havde Jydsk Miljø Rengøring overvejet at forbinde Business Central med deres tidsregistreringssystem, som bruges til at danne faktureringsgrundlaget. På daværende tidspunkt blev deres Business Central driftet i Inventio.IT´s eget datacenter, hvilket ville have gjort integrationen både besværlig og for dyr.
Migreringen til Microsoft-skyen gav adgang til en standardintegration, som vil gøre det nemt at integrere de to systemer. Integrationsprocessen, der er opdelt i to faser, er sat i gang.
”I første fase sparer vi tid, fordi vi kun skal oprette kunder ét sted – enten i Business Central eller i tidsregistreringssystemet. I næste fase kommer vi til at kunne overføre faktureringsgrundlaget automatisk til Business Central, hvor fakturaerne udarbejdes.”
Sparer tid med SMARTapps
For at forenkle fakturering og kreditorbetaling har virksomheden udvidet Business Central med Inventio.IT´s SMARTapps.
”Som abonnementsforretning sparer vi tid med appen SMARTsubscription, som automatiserer og forenkler abonnementsfaktureringen i Business Central,” siger han.
”Dermed undgår vi at skulle genoprette og genudsende fakturaer måned efter måned. Udsendelsen af fakturaerne sker automatisk med SMARTpdf.”
”Desuden bruger vi SMARTean til at forenkle og effektivisere EAN-fakturering af kunder i den offentlige sektor. Appen gør det muligt at udsende EAN-fakturaer direkte fra Business Central.”
”Vi anvendte Inventio´s SMARTapps i økonomiafdelingen allerede inden migreringen til Microsoft-skyen, og vi oplever fortsat, at automatiseringen øger effektiviteten,” siger Jens Stencel.
Migrering til Microsofts sky med Inventio.IT - et endnu bedre digitalt fundament
Jydsk Miljø Rengøring og Inventio.IT har gennem flere år arbejdet sammen om digitalisering. Tidligere blev deres Business Central og SMARTapps driftet i Inventio.IT’s eget online-miljø.
I dag er begge dele opgraderet til Microsofts sky, hvilket ifølge Jens Stencel har givet virksomheden et mere standardiseret grundlag for den fremtidige digitale udvikling.
Migreringen til skyen gjorde det muligt at forbinde Business Central med virksomhedens tidsregistreringssystem, så en kundeoprettelse i det ene system automatisk opretter kunden i det andet system.
”Det mindsker risikoen for fejl, fordi vi undgår manuel oprettelse af kunder i begge systemer,” siger han, og tilføjer:
”Vi har desuden fået adgang til 2-faktor login og Microsofts øvrige avancerede sikkerhedsteknologier i skyen.”
CFO´en peger også på, at skyen sikrer, at virksomheden altid kører på den nyeste version af både Business Central og SMARTapps, og at de nemt kan justere antallet af brugere efter behov.
Samarbejdet med Inventio.IT
Samarbejdet med Inventio.IT beskrives som professionelt og tillidsfuldt – både generelt og under migreringsprojektet.
”Under migreringen af vores Business Central til Microsofts sky holdt budgetestimatet, og konsulenterne informerede om udfordringer og assisterede med løsninger undervejs.”
”Vi havde nogle udfordringer med automatisk videresendelse af EAN-fakturaer fra SMARTean. Fejlen viste sig at ligge i Microsofts sky. Konsulenterne tog ansvar for at udbedre problemet, og vi regner med snart at være i mål.”
Som bruger af Inventio.IT´s Business Central-support oplever Jydsk Miljø Rengøring, at Inventio.IT´s konsulenter er kompetente, og at de får løst de ting, de henvender sig om. ”Vi kunne dog godt ønske at blive mødt af den samme ERP-supportkonsulent hver gang, men behovet for assistance opstår sjældent,” siger han.
Ved anskaffelse af Microsoft-licenser i skyen generelt værdsætter Jydsk Miljø Rengøring, at Inventio.IT har en licensspecialist, som kan assistere i den komplekse licensverden.
”Samarbejdet med Inventio.IT fungerer godt, og de hjælper os med løsninger, når vi har behovet,” siger Jens Stencel.
Fremtiden:
Power BI, Copilot og IT as a Service
Med Business Central flyttet ud i Microsofts sky, ser virksomheden frem mod at udnytte synergien mellem Business Central og andre løsninger i skyen.
Konkret overvejer Jydsk Miljø Rengøring Power BI og Microsoft Copilot-versionen til Business Central, samt afklaring af mulighederne for en it-infrastrukturløsning leveret som IT as a Service som de næste cloud-baserede skridt i digitaliseringsrejsen sammen med Inventio.IT.
”Med Power BI vil vi hurtigt og nemt kunne få overblik over de vigtigste nøgletal i realtid. Med Copilot i Business Central vil vi kunne arbejde mere effektivt – fx med analyser, udfyldning af felter og søgning efter relevante data.”
“Business Central og Inventio.IT er en central partner i vores digitaliseringsarbejde og planlægning for fremtiden.”
Om Jydsk Miljø Rengøring
📌Landsdækkende totalleverandør af rengøringsservices
📌Erhvervsrengøring, offentlig service, hotelservice, vinduespolering, facility service, kantineservice
📌380 rengøringsassistenter og 30 funktionærer
📌Opfylder Servicenormens krav til arbejdsmiljø, miljøpolitik, personalepolitik og uddannelse