Arena Nord sparer 72 dage årligt ved at skifte til Business Central
Kulturhuset Arena Nord skiftede et ældre Microsoft Dynamics ERP-system ud med Business Central. Det har skabt markante tidsgevinster, og gjort det langt nemmere at styre økonomien for et utal af kultur-, erhvervs- og sportsarrangementer på tværs af tre lokationer.
"Vi fik frigivet 48 timer om måneden i bogholderiet
med Business Central. Så skiftet er
en rigtig, rigtig god business case for os."
Søren Bregnhøj
Regnskabschef, Arena Nord
Arena Nord er et bredtfavnende, ambitiøst og dynamisk kulturhus. De er vært for en meget bred vifte af arrangementer, der spænder lige fra store erhvervskonferencer, messer, musik, shows, events og sport.
De er bl.a. udvalgt af Kulturministeriet som lokation for eksponering af ny musik, og de er hovedlokation for VM-kvalifikationskampe i håndbold, hvor hundredvis af ungdomshold dyster.
Som mange andre virksomheder med et ældre økonomisystem, var Arena Nord udfordret af manglende automatisering af bogføringsprocesserne. De var fastlåst i manuel bogføring med masser af papirbilag, der skulle håndbæres rundt til godkendelse, og derefter indtastes.
En tidskrævende og potentielt fejlbehæftet proces, som de havde en vision om at optimere og effektivisere gennem øget digitalisering.
Tog et digitalt tigerspring på kun to dage
"Ved at skifte til Business Central online og udnytte de nyeste digitale muligheder fra Inventio.IT, har Arena Nord fået frigivet op mod 48 timer om måneden - eller cirka 72 dage årligt," siger Søren Bregnhøj, Regnskabschef, Arena Nord.
Arena Nord undersøgte markedet omhyggeligt. Men deres krav om et automatiseret flow på tværs af bogføring, bilag og pdf indsnævrede hurtigt feltet. "Inventio.IT´s bud på en løsning, der også omfattede Inventio.IT´s egenudviklede ean-håndteringsapp til Business Central - SMARTean - var det suverænt stærkeste bud vi fik. Derfor valgte vi Inventio.IT som Business Central samarbejdspartner," siger Søren Bregnhøj.
“Selve skiftet og dataoverførslen fra det gamle økonomisystem var nemt og problemfrit,” fortæller Søren Bregnhøj. "To dage, så var vi klar til at bogføre i den nye løsning efter god sparring fra konsulenterne hos Inventio.IT."
Fik strømlinet kerneprocesserne i bogføringen
Den nye løsning spiller en afgørende rolle for Arena Nords digitalisering af økonomifunktionen. "Bogføringsfunktionerne i Business Central er super smarte i forhold til det gamle økonomisystem," siger Søren Bregnhøj.
Han peger på, at Arena Nord ikke længere kæmper med manuel, potentielt fejlbehæftet import, eller eksport af kontoudtog til Excel eller Word. I dag kan de også, i ét hug, hente FI-kontoudtog, og lade automatikken afstemme hele periodens debitorbetalinger på FI-kortet.
Desuden kan man arbejde med tallene i tre dimensioner, hvilket var vigtigt for Arena Nord.
Også faktureringen af offentlige og private kunder er gjort hurtigere og lettere. App´en SMARTean sikrer, at Arena Nord nu på rekordtid kan fakturere både offentlige og private kunder.
Appen sørger for, at fakturaen altid har korrekt EAN-nummer i forhold til modtager. "Det betyder konkret, at vi slipper for at hente EAN-numre på virk.dk og bogføre EAN-fakturaer manuelt," siger Søren Bregnhøj. "Det er alt sammen fordele, vi virkelig kan mærke i hverdagen."
"Den samlede Business Central-løsning fra Inventio.IT har for alvor effektiviseret og systematiseret vores måde at arbejde på - og jeg vil klart anbefale andre virksomheder med ældre Microsoft Dynamics ERP-systemer at skifte til Business Central sammen med Inventio.IT”
“Inventio.IT har leveret topservice gennem hele vores samarbejde," slutter han.
Om Kulturhuset Arena Nord
Vendsyssels største center for kulturoplevelser består af tre centre:
Arena Nord er virksomhedens center for kultur, konferencer og sport med
15.000 m2 fordelt på fem hallerDet Musiske Hus præsenterer teater, koncerter, stand-up og foredrag. Fra 2019 udpeget
af Statens Kunstråd som regionalt spillested for vækstlagene indenfor rytmisk musikMaskinhallen er et borger/foreningshus der afvikler kulturprogrammer i samarbejde med Det Musiske Hus m.fl.