Bogføringsforslag og automatisk bogføring

Lad SMARTexpense gøre det tunge arbejde for jer.
Med bogføringsforslag kan I opsætte en eller flere konteringsskabeloner pr. leverandør, så systemet automatisk foreslår den korrekte kontering, så snart et bilag modtages. Når leverandøren genkendes via OCR eller vælges manuelt, udfylder SMARTexpense automatisk de relevante finanskonti og tilføjer de nødvendige godkendere til bilaget.

For tilbagevendende omkostninger som husleje, forsikringer, telefoni eller leasing betyder det mindre manuelt arbejde, færre fejl og en mere ensartet bogføring på tværs af virksomheden.

SMARTexpense kan også automatisk fordele beløb på flere konti ved hjælp af faste fordelingsnøgler. Uanset om omkostningen skal splittes efter et fast beløb eller en procentvis fordeling, sørger systemet for, at konteringen sker korrekt hver gang.

Gør bogføringen fuldt automatisk

For udvalgte leverandører kan I tage automatiseringen et skridt videre med automatisk bogføring. Her definerer I selv reglerne for, hvilke kreditorer der kan bogføres uden manuel behandling. Når et modtaget bilag overholder de opsatte regler, kan SMARTexpense automatisk gennemføre hele processen fra modtagelse og kontering til bogføring.

Fleksible godkendelsesflows tilpasset jeres organisation

Med SMARTexpense kan I opbygge godkendelsesflows, der matcher den måde, jeres virksomhed arbejder på. Uanset om I har simple godkendelsesprocesser eller komplekse godkendelseshierarkier på tværs af afdelinger, projekter og ansvarsområder, kan flowet konfigureres efter jeres behov. Godkendelseshierarkiet kan opsættes i så mange niveauer, som virksomheden kræver, så bilag altid behandles af de rette personer i den rette rækkefølge.

Godkendelse med den rette grad af ansvar

For hver enkelt godkender bestemmer I, hvilke rettigheder vedkommende skal have. Nogle medarbejdere skal måske kun kunne godkende eller afvise et bilag, mens andre skal have mulighed for at udføre den fulde kontering som en del af godkendelsesprocessen.

Godkendere kan blandt andet tildeles adgang til:

• Godkendelse eller afvisning af bilag

• Kontering på finanskonti

• Valg af dimensioner og dimensionsværdier

• Kontering på projekter og opgaver

• Tilføjelse af kommentarer og noter til bilaget

• Videreforsendelse eller eskalering af bilag efter behov

Fuld kontrol over konteringsmuligheder

For at sikre høj datakvalitet og efterlevelse af virksomhedens regler kan I begrænse, hvilke finanskonti og dimensionsværdier den enkelte godkender må anvende. Dermed får brugerne kun adgang til de konti, projekter og dimensioner, der er relevante for deres ansvarsområde.

Det gør konteringen enklere for brugeren og reducerer samtidig risikoen for fejlkonteringer.

Hurtigere behandling og bedre kvalitet

Ved at flytte konteringen tættere på de medarbejdere, der har den forretningsmæssige indsigt, sikrer I både hurtigere godkendelser og mere præcise registreringer. Økonomiafdelingen slipper for unødvendig efterbehandling, mens ledere og budgetansvarlige får større ejerskab over virksomhedens omkostninger.

Bogfør direkte fra SMARTexpense

Gør processen endnu mere effektiv ved at bogføre bilag direkte fra SMARTexpense. I stedet for først at overføre godkendte bilag til finanskladden i Business Central, kan bogholderen bogføre bilaget direkte fra SMARTexpense-kortet med ét klik.

Det betyder, at du kan arbejde med bilagene ét ad gangen og færdiggøre hele processen fra modtagelse og godkendelse til bogføring i samme arbejdsgang. Alle nødvendige oplysninger som kreditor, beløb, kontering, dimensioner, projekter og godkendelser er allerede tilgængelige på SMARTexpense-kortet, så du slipper for at skifte mellem forskellige sider i Business Central.

For økonomiafdelingen giver det et mere strømlinet arbejdsflow, hvor fokus kan holdes på det enkelte bilag. Samtidig reduceres antallet af manuelle trin, hvilket minimerer risikoen for fejl og sparer værdifuld tid i den daglige drift.

Fordele

• Automatisk konteringsforslag baseret på leverandør

• Automatisk tilføjelse af godkendere og dimensioner

• Fordeling af omkostninger på flere konti med beløbs- eller procentfordeling

• Ensartet og korrekt bogføring på tværs af organisationen

• Færre manuelle opgaver og mindre risiko for fejl

• Mulighed for fuldautomatisk bogføring af udvalgte kreditorer

• Hurtigere behandling af tilbagevendende leverandørfakturaer

Resultatet er en hurtigere, mere præcis og mere skalerbar kreditorproces, hvor økonomiafdelingen kan bruge tiden på værdiskabende opgaver frem for rutinemæssig bogføring.

Fordele

• Fleksible godkendelsesflows tilpasset virksomhedens organisation

• Ubegrænset antal godkendelsesniveauer

• Godkendere kan enten godkende eller udføre fuld kontering

• Kontrolleret adgang til finanskonti, dimensioner, projekter og opgaver

• Færre fejl og højere datakvalitet

• Hurtigere behandling af fakturaer og bilag

• Større transparens og bedre compliance

• Mindre administration for økonomiafdelingen

Resultatet er en effektiv og skalerbar godkendelsesproces, hvor hver medarbejder arbejder inden for de rammer, virksomheden har defineret, samtidig med at økonomiafdelingen bevarer den fulde kontrol.

Fordele

• Bogfør bilag direkte fra SMARTexpense

• Ingen behov for først at overføre til finanskladden

• Hurtigere behandling af godkendte bilag

• Færre manuelle arbejdsgange og klik

• Arbejd med ét bilag ad gangen i et samlet cockpit

• Reducér risikoen for fejl og glemte bilag

• Øg produktiviteten i økonomiafdelingen

Med direkte bogføring i SMARTexpense får I en enklere og hurtigere proces, hvor bilaget kan gå fra modtagelse til færdig bogføring uden unødvendige mellemled.